Règles
Une règle s’exécute automatiquement lorsqu’un événement se produit. Elle se présente sous la forme d’une phrase : Lorsque le statut d’un ordre de travail change, si sa priorité est élevée, alors envoyer une notification.
Créer une règle
Dans une catégorie ou une connexion, ouvrez ⋯ › Nouvelle règle ici. La section « Que doit-il se passer automatiquement ? » propose les recettes de cette catégorie, telles que :
- avertir quelqu’un lorsqu’un ordre de travail est terminé ;
- ouvrir un incident sur la conduite d’eau la plus proche quand un résident signale une rupture ;
- envoyer un e-mail à une équipe lorsqu’un rapport est soumis ;
- créer un ordre de travail de maintenance récurrent ;
- démarrer un compte à rebours de réponse lorsqu’un ordre de travail est créé ;
- créer un ordre de travail à partir d’un formulaire d’inspection.
Choisissez-en une pour commencer, ou Partir de zéro. Dans tous les cas, tout reste modifiable avant que vous n’enregistriez.
La phrase
La fenêtre de la règle affiche son Nom, si elle est activée, sa priorité et sa phrase. Appuyez sur une partie de la phrase, ou sur le ⋯ à côté, pour modifier cette partie.
Quand
- Se produit lorsque : l’événement qui déclenche la règle. Les événements proviennent de tous les domaines : création, modification, finalisation ou réattribution d’un enregistrement, changement de statut, validation d’un rapport, niveau de stock bas, réception d’un paiement, réception d’une mesure provenant d’un capteur, déclenchement d’une alarme, expiration d’un minuteur, téléchargement d’un fichier, validation d’une version, invitation d’une personne ou arrivée d’un rendez-vous.
- S'applique à : le type d'enregistrement, pour les événements qui s'appliquent à plusieurs d'entre eux.
- Se répète : À chaque fois, Une fois par enregistrement, Une fois jusqu'à ce que la condition soit remplie, ou Au maximum une fois par un nombre de minutes.
Un calendrier s'exécute quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou selon un schéma personnalisé : un jour du mois, ou un jour de la semaine tel que le premier lundi, à l'heure que vous définissez. Une règle planifiée peut s'exécuter une fois pour chaque enregistrement d'un type donné.
Un seuil surveille un chiffre ou une date sur vos actifs et se déclenche lorsqu’il est franchi : Une fois, lorsqu’il dépasse une valeur, ou Chaque fois qu’il augmente de un montant, avec Jours avant pour se déclencher en avance à une date donnée.
Si
Condition ajoute une vérification sur l’enregistrement ou l’événement : un Champ, une Comparaison et une Valeur. Les comparaisons s’expriment par des mots : est, n’est pas, est supérieur à, est au moins égal à, est l’un des, n’est aucun des, contient, correspond. À partir de la deuxième condition, Joins with la relie à la précédente avec et ou ou.
Ensuite
Action définit ce que fait la règle. Les actions sont regroupées comme suit :
- Communication : Envoyer un e-mail, Envoyer une notification, Créer une demande d’assistance ;
- Créer un enregistrement : Créer un ordre de travail, Créer un incident, Créer une affectation ;
- Mise à jour des données : Mettre à jour un champ, Effectuer un calcul, Enregistrer une relevé ;
- Intégration : Appeler un webhook, Écrire dans Postgres, Écrire dans SQL Server, Livrer un artefact ;
- Minuterie : Démarrer la minuterie SLA.
Chaque domaine ajoute ses propres actions, telles que la facturation ou l’envoi d’une commande à son fournisseur.
Modifications en attente d’approbation
Une règle peut vérifier une modification avant sa prise d’effet. Sélectionnez le Type d’enregistrement, le Champ surveillé et, éventuellement, les valeurs De et À. L’option Avant sa prise d’effet définit les conditions requises pour la modification :
- Qu'une personne l'approuve : la modification attend l'une des Personnes chargées de l'approuver ou l'un des Rôles chargés de l'approuver ;
- Qu'un formulaire soit rempli : la modification est refusée tant que l'enregistrement ne contient pas le Formulaire que vous avez désigné.
Le reste de l'enregistrement est validé. Un approbateur voit la modification en attente sous Approbations dans la cloche et prend sa décision à cet endroit.
Tester une règle
Lancer un test déclenche les actions de la règle avec des données d’exemple. Les appels vers d’autres systèmes s’exécutent réellement et s’affichent dans Activité, marqués comme un test. Les e-mails sont vérifiés mais ne sont pas envoyés. Les actions susceptibles de modifier des enregistrements sont ignorées.
Historique
Le menu ⋯ d’une règle contient l’Historique, c’est-à-dire chaque exécution de la règle, et les Modifications, c’est-à-dire chaque modification apportée à celle-ci. Sa fenêtre affiche les exécutions et les erreurs enregistrées jusqu’à présent.
Un enregistrement créé par une règle l’indique en haut de son formulaire, avec un lien vers la règle.
Règles sur d’autres pages
Carte, Actifs et inventaire, Frais, Autorisations et Portail de services comportent chacun une fenêtre Règles accessible via leur menu ⋯ Plus. Elle répertorie les règles qui concernent ce domaine, réparties en deux groupes : Surveille ceci et Agit sur ceci. Les Filtres permettent d’affiner la recherche selon les critères Activé ou désactivé, Inclus ou Écrit ici, et Avec des erreurs. Il s’agit des mêmes règles que celles de la page Automatisations.