Formulaires

Un formulaire est un ensemble de questions rédigées une seule fois et posées partout où cela est nécessaire : une page de portail, un bon de travail, un permis, une demande. Les réponses sont enregistrées dans l'enregistrement associé au formulaire.

Admin › Formulaires répertorie tous les formulaires, avec leur version actuelle et le nombre d’endroits où ils sont utilisés.

Créer un formulaire

Nouveau formulaire ouvre l’éditeur.

• Nommez le formulaire.
• Utilisé sur permet de spécifier les types d’enregistrements auxquels le formulaire est destiné. Cela place le formulaire en tête de la liste Ajouter un formulaire sur ces enregistrements, et le formulaire reste disponible sur chaque enregistrement.
• Description indique à quoi sert le formulaire.
• Questions répertorie les questions, une par ligne : la question, son type et ses paramètres accessibles via le bouton ⋯ de la ligne, comme le caractère obligatoire ou non de la réponse.

Une question peut être de l’un des types suivants : Chaîne, Nom, E-mail, URL, Nombre, Date, Date et heure, Zone de texte, Booléen, Sélection, Adresse, Recherche d'un enregistrement existant, Carte (demande d'un lieu), Signature, Consentement et Texte statique.

Enregistrer enregistre le formulaire.

Versions

La modification des questions crée une nouvelle version, et le bouton « Enregistrer » l’indique : « Il s’agit désormais de la version 3. » Le renommage du formulaire, la reformulation d’une étiquette ou le réordonnancement des questions conservent la version. Les réponses déjà fournies restent associées à leurs questions.

Chaque lieu utilisant le formulaire conserve la version qu’il a adoptée. Ouvrez la ligne d’un formulaire pour voir ces emplacements, chacun avec sa version. Un emplacement sur une version plus ancienne affiche Adopter la version 3 ici dans son menu ⋯, ce qui fait passer cet emplacement aux questions actuelles. Chaque emplacement évolue de son côté, donc rien ne change pour les utilisateurs en cours d’utilisation.

Ajouter un formulaire à un enregistrement

Sur un enregistrement, ⋯ › Ajouter un formulaire permet d’y ajouter un formulaire. Le formulaire s’affiche sous forme de ligne sous l’enregistrement dans son arborescence. Ouvrez la ligne pour le remplir. Son ⋯ contient l’option Supprimer le formulaire.

Un formulaire rempli conserve la version sous laquelle il a été rempli. Ses réponses apparaissent sur l’enregistrement sous le nom du formulaire lui-même. Deux formulaires posant la même question conservent des réponses distinctes.

Réponses

⋯ Plus › Réponses, ou la rubrique Réponses propre à un formulaire, ouvre la vue Réponses aux formulaires : tous les formulaires remplis, l’enregistrement sur lequel ils se trouvent et le nombre de questions auxquelles ils répondent. Uniquement les orphelins affiche les réponses dont l’enregistrement a disparu, et Supprimer ces orphelins les supprime.

Formulaires de demande

Aptli propose un formulaire par domaine pour répondre aux demandes : Stock, Travaux, Facture et Permis. L’option Demande… sur une fiche affiche le formulaire correspondant au domaine demandé. Modifiez ses questions ici pour changer le contenu de chaque demande de ce type. Voir Demandes.

Recherche de formulaires

Le champ de recherche permet de trouver un formulaire par son nom. L’option Filtres permet d’affiner la recherche en fonction du type d’enregistrement sur lequel un formulaire est utilisé, d’afficher les formulaires retirés et ceux qui ont été supprimés.