Demandes
Une demande est le moyen par lequel un service en sollicite un autre. Un ordre de travail demande du stock, une demande via le portail demande une intervention, une inspection demande une facturation. L’enregistrement à l’origine de la demande la conserve dans ses données, et le service sollicité la voit apparaître dans sa liste Demandes jusqu’à ce que quelqu’un y réponde.
Créer une demande
Sur un enregistrement enregistré, ouvrez ⋯ › Demande….
- Demander vous permet de sélectionner ce dont vous avez besoin : Stock, Travail, Facturation ou Autorisation. La liste contient les services de votre organisation.
- Remplissez les informations dont ce service a besoin :
- Stock : la Catégorie, la Quantité, l’Unité et le Lieu de livraison. Si ces champs sont laissés vides, ce sont les personnes associées à l’enregistrement demandeur qui se chargent de la collecte.
- Travaux : l’objet, les détails et le type de travaux.
- Frais : le barème des frais, le payeur et la raison.
- Un permis : le type de permis, le demandeur et le motif.
- Définissez la date requise pour et ajoutez une remarque si nécessaire.
- Enregistrez.
Un administrateur modifie les informations demandées pour chaque type de demande sur la page Formulaires.
Suivi d’une demande
La demande apparaît sous forme de ligne sous l’enregistrement à l’origine de la demande, dans la ligne Demandes de son arborescence. Chacune indique l’objet de la demande, la date Requise pour le et son statut :
- Ouverte : en attente d’une réponse ;
- Répondue : un autre service y a répondu par un enregistrement. La ligne nomme cet enregistrement et permet de l’ouvrir ;
- Clôturée : terminée ou retirée.
Le bouton ⋯ d’une ligne permet d’ouvrir chaque réponse, et les boutons Modifier… ou Fermer la demande s’affichent lorsqu’elle est ouverte. La personne qui a formulé la demande ainsi que les responsables du domaine concerné peuvent la modifier ou la fermer.
Mes demandes, sur votre page d’accueil, répertorie les demandes ouvertes concernant les fiches que vous avez créées ou qui vous sont attribuées.
Répondre à une demande
Chaque service qui répond aux demandes dispose d’un bouton Offre · Demande en haut de sa page de liste. Demande répertorie les demandes ouvertes adressées à ce domaine, les plus récentes en premier, et les plus urgentes en priorité. Une ligne indique l’objet de la demande, l’enregistrement à l’origine de celle-ci, sa priorité, sa note et Date limite.
Le bouton de réponse se trouve sur la ligne, selon la terminologie propre à ce service :
- Actifs et stock : Autoriser… : indiquer la quantité qu’une personne peut retirer, et à quel endroit ;
- Facturation : Répondre par une facture…
- Autorisations : Répondre par une autorisation…
La réponse renvoie vers la demande. Une fois l’enregistrement de réponse terminé, la demande se clôt automatiquement.
Demandes adressées à un système externe
Lorsque votre organisation gère ses actifs, ses travaux ou ses factures dans un autre système, une connexion au système maître dans Automations y transmet chaque demande concernant ce domaine. La demande affiche la mention Envoyée à ce système jusqu’à ce que celui-ci y réponde. Sa réponse s’affiche sur la demande, à côté du nom de la connexion.