Reglas

Una regla se activa automáticamente cuando ocurre algo. Se formula como una sola frase: Cuando cambie el estado de una orden de trabajo, si su prioridad es alta, entonces envía una notificación.

Crear una regla

En una categoría o una conexión, abre ⋯ › Nueva regla aquí. ¿Qué debería ocurrir automáticamente? ofrece las recetas de esa categoría, como por ejemplo:

notificar a alguien cuando se completa una orden de trabajo;
crear una tarea cuando las existencias se agoten;
enviar un correo electrónico a un equipo cuando se envíe un informe;
crear una orden de trabajo de mantenimiento recurrente;
iniciar un temporizador de respuesta cuando se cree una orden de trabajo;
crear una orden de trabajo a partir de un formulario de inspección.

Elige una para empezar a partir de ella, o Empezar desde cero. En cualquier caso, todo se puede editar antes de guardar.

La frase

La ventana de la regla muestra su Nombre, si está Activada, su Prioridad y su frase. Pulsa en una parte de la frase, o en el ⋯ que hay junto a ella, para editar esa parte.

Cuándo

Ocurre cuando: el evento que activa la regla. Los eventos pueden provenir de cualquier ámbito: la creación, modificación, finalización o reasignación de un registro; un cambio de estado; la validación de un informe; un nivel de existencias bajo; la recepción de un pago; la llegada de una lectura de un sensor; la activación de una alarma; el vencimiento de un temporizador; la subida de un archivo; la confirmación de una versión; la invitación a una persona; o la llegada de una fecha programada.
Se aplica a: el tipo de registro, en el caso de eventos que se aplican a varios.
Se repite: Cada vez, Una vez por registro, Una vez hasta que se resuelva o Como máximo una vez cada un número de minutos.

Una programación se ejecuta diariamente, semanalmente, mensualmente o según un patrón personalizado: un día del mes o un día de la semana, como el primer lunes, a la hora que tú establezcas. Una regla programada puede ejecutarse una vez por cada registro de un tipo.

Un umbral supervisa una cifra o una fecha de tus activos y se activa cuando se supera: Una vez, cuando supere un valor, o Cada vez que aumente en una cantidad, con Días antes para activarse con antelación en una fecha.

Si

Condición añade una comprobación sobre el registro o el evento: un Campo, una Comparación y un Valor. Las comparaciones se expresan con palabras: es, no es, es mayor que, es al menos, es cualquiera de, no es ninguno de, contiene, coincide. A partir de la segunda condición, Se une a la une a la anterior con y o o.

Entonces

Acción añade lo que hace la regla. Las acciones se agrupan en:

Comunicación: Enviar correo electrónico, Enviar notificación, Generar una solicitud de ayuda;
Crear registro: Crear orden de trabajo, Crear trabajo, Crear asignación;
Actualizar datos: Actualizar campo, Realizar cálculo, Registrar una lectura;
Integración: Llamar a webhook, Escribir en Postgres, Escribir en SQL Server, Entregar artefacto;
Temporizador: Iniciar temporizador de SLA.

Cada área añade sus propias acciones, como emitir un cargo o enviar un pedido a su proveedor.

Cambios que esperan aprobación

Una regla puede comprobar un cambio antes de que se aplique. Selecciona el Tipo de registro, el Campo que supervisa y, opcionalmente, los valores Desde y Hasta. Antes de que se aplique establece lo que necesita el cambio:

Que alguien lo apruebe: el cambio espera a una de las Personas que aprueban o a uno de los Roles que aprueban;
Que se rellene un formulario: el cambio se rechaza hasta que el registro incluya el Formulario que indiques.

El resto de la grabación se aplica. Un aprobador ve el cambio pendiente en Aprobaciones, en el icono de la campana, y toma una decisión al respecto.

Probar una regla

Ejecutar prueba activa las acciones de la regla con datos de muestra. Las llamadas a otros sistemas se ejecutan de verdad y aparecen en Actividad marcadas como prueba. Los correos electrónicos se comprueban, pero no se envían. Se omiten las acciones que modificarían los registros.

Historial

El botón ⋯ de una regla contiene el Historial, con cada ejecución de la regla, y los Cambios, con cada modificación realizada en ella. Su ventana muestra las ejecuciones y los errores hasta el momento.

Si un registro ha sido creado por una regla, esto se indica en la parte superior de su formulario, junto con un enlace a la regla.

Reglas en otras páginas

Mapa, Proyectos y trabajo, Activos e inventario, Cargos, Permisos y Portal de servicios cuentan cada uno con una ventana de Reglas en su sección ⋯ Más. En ella se enumeran las reglas que afectan a esa área, en dos grupos: Escucha esto y Actúa sobre esto. Los filtros permiten restringir la búsqueda por Activado o desactivado, Incluido o Escrito aquí, y Con errores. Se trata de las mismas reglas que aparecen en la página «Automatizaciones».