Wo eine Genehmigung hingehört

Jedes Infrastrukturprojekt, das auch nur ansatzweise komplex ist, erfordert Genehmigungen. Eine Baugenehmigung der Gemeinde, eine Aushubgenehmigung des Versorgungsunternehmens, eine Umweltgenehmigung, eine Straßenbenutzungsgenehmigung. Manchmal sind alle vier für denselben Straßenabschnitt erforderlich. Die Genehmigung ist Pflicht. Die Arbeiten dürfen rechtlich gesehen erst beginnen, wenn die Genehmigung vorliegt, und der Inspektor, der später vor Ort erscheint, verlangt Nachweise dafür.

Eine Genehmigung gibt die Arbeiten frei. Die ausführenden Personen müssen sie einsehen können. Die Arbeitsgruppe muss wissen, dass die Genehmigung erteilt wurde, der Projektleiter muss wissen, wann sie abläuft, und der Bauaufsichtsbeamte muss den Nachweis einsehen können. Befindet sich die Genehmigung direkt am Ort der Arbeiten, finden alle drei sie an einem Ort.

Wenn die Unterlagen an einem anderen Ort aufbewahrt werden, werden Genehmigungen übersehen, laufen unbemerkt ab oder werden erst nach Beginn der Arbeiten freigegeben, da die Genehmigung und die Arbeiten voneinander getrennt sind.

Was für eine Genehmigung erforderlich ist

Ein Prozess benötigt vier Elemente aus dem ihn umgebenden System.

Ein Ort direkt am Einsatzort. Die Mannschaft, der Projektleiter und der Inspektor suchen die Genehmigung dort, wo die Arbeiten stattfinden.

Termine, die automatisch eine Benachrichtigung auslösen. Ein bevorstehendes Ablaufdatum wird den zuständigen Personen mitgeteilt, bevor es abläuft.

Ein Rückblick. Wer hat den Status geändert, wann und auf welcher Grundlage?

Ein Link zu dem Werk, auf das sich die Genehmigung bezieht. Wenn sich die Genehmigung ändert, wird die Änderung in den davon abhängigen Werken angezeigt.

Genehmigungen als Arbeitsaufträge

In Aptli ist eine Genehmigung ein Arbeitsauftrag. Sie ist einem Auftrag zugeordnet, wird in einem Bericht dokumentiert und durch denselben Überprüfungsprozess validiert wie jede andere Außendiensttätigkeit.

Ein Auftrag ist eine Einheit geplanter Arbeiten: „Glasfaser in der Oak Street verlegen.“ Darunter befinden sich drei Arbeitsaufträge: einer zur Einholung der Baugenehmigung, einer für die Verlegung und einer für die Abnahme nach der Verlegung. Der Arbeitsauftrag für die Baugenehmigung befindet sich neben dem Arbeitsauftrag für die Verlegung innerhalb desselben Auftrags, ist im selben Projektbaum sichtbar und wird im Rahmen desselben Fortschritts verfolgt.

Der Arbeitsauftrag zur Genehmigung enthält folgende Angaben als Felder: Genehmigungsnummer, ausstellende Behörde, Ablaufdatum, Auflagen und Antragsnummer. Diese Angaben können durchsucht und gefiltert werden und erscheinen in Exporten und Berichten.

Die Genehmigung ist mit einem Ablaufdatum und entsprechenden Benachrichtigungen versehen. Eine Erinnerung oder eine im Datensatz hinterlegte Regel informiert die zuständigen Personen bei nahendem Ablaufdatum über dieselben Benachrichtigungen, In-App-Symbole und Kalender-Feeds wie bei allen anderen Aufgaben.

Die Genehmigung durchläuft den Validierungsprozess. Nach Erhalt der Genehmigung wird das Genehmigungsdokument in einem Bericht erfasst. Ein Prüfer bestätigt, dass es sich um die richtige Genehmigung für den richtigen Standort mit den richtigen Daten handelt, und hält etwaige Auflagen als Feststellungen fest. Das Ergebnis lautet „bestanden“, „nicht bestanden“ oder „muss überarbeitet werden“, und für eine validierte Genehmigung wird ein Dokument mit Ihrem Briefkopf ausgestellt.

Der Status der Genehmigung wird im Projekt angezeigt. Ein Projektleiter sieht den Status des Genehmigungsauftrags neben den Bauaufträgen desselben Auftrags, und dieser wird beim Fortschritt des Auftrags berücksichtigt.

Kommunale Portale

Jede Gemeinde betreibt ihr eigenes Portal, ihre eigenen Formulare und ihre eigenen Verfahren.

Eine Person überprüft das Portal und trägt die Daten sowie die Referenznummern der Genehmigung auf den Arbeitsauftrag der Genehmigung ein.

Von dort aus verfolgt Aptli die Termine, benachrichtigt die zuständigen Personen und bewahrt den Verlauf auf, den ein Prüfer anfordert.

Der Prüfpfad, den die Prüfer verlangen

Wenn ein Aufsichtsbeamter oder ein Kundenprüfer nach der Genehmigung fragt, stellt er damit drei Fragen: Hatten Sie die Genehmigung, bevor die Arbeiten begannen? Galt die Genehmigung für den Standort und den Umfang der Arbeiten? Können Sie dies nachweisen?

Da die Genehmigung als Arbeitsauftrag im selben System wie das Bauvorhaben erfasst ist, stammen die Antworten direkt aus den Unterlagen:

Der Genehmigungsauftrag enthält seine Daten (Erstellung, Fertigstellung, Validierung), die direkt mit dem Startdatum des Bauauftrags abgeglichen werden.
Der Genehmigungsbericht enthält das Genehmigungsdokument, die Bestätigung des Prüfers sowie alle als Feststellungen erfassten Auflagen. Ein validierter Bericht behält seinen validierten Status bei.
Jede Materialentnahme im Bauauftrag wird als Transaktion mit Zeitstempel erfasst, und diese Zeitstempel werden mit den Daten der Baugenehmigung abgeglichen.
Alle Daten lassen sich aus einem System in CSV, Excel, PDF oder das Prüfprotokoll exportieren.

Ein Inspektor achtet darauf, dass die Unterlagen konsistent, mit einem Zeitstempel versehen und manipulationssicher sind. Da die Genehmigung und die durchgeführten Arbeiten in einem System erfasst sind, stimmen die Aufzeichnungen bereits überein.

Zusammenfassung

Eine Genehmigung regelt die Arbeiten und gehört neben die Arbeiten, für die sie gilt.
Eine Genehmigung benötigt einen Platz neben den Arbeiten, Termine, die Warnmeldungen auslösen, einen Verlauf und einen Link zu den Arbeiten, für die sie gilt.
In Aptli ist eine Genehmigung ein Arbeitsauftrag, der demselben Auftrag wie die Bauarbeiten zugeordnet ist und denselben Planungs-, Nachverfolgungs-, Validierungs- und Prüfpfad aufweist.
Die Details der Genehmigung (Nummer, ausstellende Behörde, Ablaufdatum, Auflagen) sind Felder im Arbeitsauftrag, die zusammen mit den übrigen Arbeitsaufträgen durchsucht und gefiltert werden können.
Eine Person erfasst die Daten aus dem kommunalen Portal, und Aptli verfolgt und benachrichtigt auf dieser Grundlage.
Der von den Prüfern geforderte Prüfpfad (die Genehmigung ging der Baumaßnahme voraus, sie deckte den Umfang ab, die Dokumente sind manipulationssicher) stammt direkt aus dem gemeinsamen Datensatz.