Das Schwundproblem

Jedes Unternehmen, das physische Bestände vor Ort verwaltet, hat eine Schwundquote. Dabei handelt es sich um die Differenz zwischen dem, was laut System vorhanden sein sollte, und dem, was tatsächlich vorhanden ist. Im Infrastrukturbetrieb (Versorgungsunternehmen, Telekommunikation, Bauwesen) liegt diese Zahl in der Regel zwischen zwei und acht Prozent der gesamten Materialkosten, je nachdem, wen man fragt und wie gezählt wird.

Ein Großteil dieser Diskrepanz ist auf buchhalterische Unstimmigkeiten zurückzuführen. Ein Mitarbeiter holt fünfzig Meter Kabel aus dem Lager. Im Lager werden vierzig Meter erfasst. Der Mitarbeiter verlegt fünfundvierzig Meter und meldet fünfzig. Die drei Zahlen finden sich an drei verschiedenen Stellen (einem Entnahmeformular, einer LKW-Bestandsaufnahme und einem Arbeitsbericht), und bis jemand dies bemerkt, ist das Projekt bereits weiter fortgeschritten und die Details sind nicht mehr nachvollziehbar.

Regelmäßige Bestandsprüfungen sind eine Möglichkeit: Man zählt alles, vergleicht die Ergebnisse mit den Aufzeichnungen und schreibt die Differenz ab. Eine Bestandsprüfung ermittelt den Verlust, nachdem er bereits entstanden ist. Sie zeigt, wie viel fehlte, und lässt die Fragen offen, wo, wann und warum.

Wo die Kette reißt

Material durchläuft einen Außeneinsatz in einer vorhersehbaren Abfolge: Die Beschaffung liefert an ein Lager, ein Mitarbeiter holt die Ware aus dem Lager ab, der Mitarbeiter montiert sie vor Ort, und ein Bericht dokumentiert, was verbraucht wurde. Die Nachverfolgungskette reißt bei jeder Übergabe.

Vom Lager zum Mitarbeiter. Der Mitarbeiter unterschreibt auf einem Klemmbrett und verlädt Materialien auf einen Lkw. Auf dem Klemmbrett werden ein Name, ein Datum und eine grobe Beschreibung vermerkt. Genaue Mengenangaben, die Befugnis des Mitarbeiters zur Entnahme der Materialien sowie der zugehörige Arbeitsauftrag werden auf dem Blatt nicht vermerkt, und das Blatt selbst kann verloren gehen.

Mitarbeiter bei der Installation. Der Mitarbeiter installiert die Materialien vor Ort. Was tatsächlich verbaut wird, kann von dem abweichen, was abgeholt wurde: weniger Kabel als erwartet oder zusätzliche Anschlussdosen aus einer zweiten Anfahrt. In dieser Differenz zwischen ausgegebenem und installiertem Material verbergen sich die meisten Schwundmengen, die nicht erfasst werden.

Installation muss gemeldet werden. Der Mitarbeiter erstattet am Ende des Tages Bericht. Da es sich um einen Bericht handelt, der über die Abholaufzeichnung und die Bestandsliste hinausgeht, muss sich der Mitarbeiter auf sein Gedächtnis verlassen: etwa fünfzig Meter Kabel, vermutlich. Genau bei diesem „vermutlich“ hakt es bei der Abrechnung.

Die Kette mit QR-Autorisierung schließen

Aptli verknüpft jede Übergabe mit einem zeitgestempelten, unveränderlichen Datensatz, beginnend im Lager.

Arbeitsaufträge enthalten Materialpositionen. Ein Arbeitsauftrag listet auf, was für die Arbeit benötigt wird, beispielsweise fünfzig Meter Kabel und zehn Anschlussdosen. Eine Reservierung hält diesen Bestand an einem Standort zurück, bis das Team ihn abholt.

Ein Transport erhält einen Code. Das Teammitglied wählt die Artikel aus, die es aus seinen offenen Arbeitsaufträgen abholt, und Aptli stellt einen QR-Code für den Transport aus.

Der Schalter scannt ihn. Die Mitarbeiter am Schalter scannen den Code, sehen, wer was abholt, und übergeben den Transport. Jede Leitung erstellt eine Transaktion, in der festgehalten wird, was von wo an wen wann übergeben wurde und wer es übergeben hat. Ganz ohne Notizblock.

Teilabholungen werden nachverfolgt. Wenn am Standort sechzig der hundert Einheiten vorrätig sind, nimmt das Team sechzig mit, und die Leitung zeigt an, dass noch vierzig abzuholen sind. Jede Teilabholung ist eine eigene Transaktion.

Von der Abholung über die Installation bis zum Bericht

Die QR-Abholung ist das erste Glied in der Kette. Der Bericht ist das zweite.

Berichte dokumentieren, was installiert wurde. Wenn der Mitarbeiter einen Bericht einreicht, erfasst er die erledigten Arbeiten, welche Ressourcen in welchen Mengen verwendet wurden und welche Lagerartikel aufgebraucht wurden. Durch das Einreichen des Berichts werden automatisch Verbrauchsvorgänge erstellt, die den Bestand vom dem Mitarbeiter zugewiesenen Lagerbestand abziehen.

Änderungen warten auf eine Entscheidung. Wenn ein Bericht mehr oder weniger als im Arbeitsauftrag geplant ausweist, wartet die Änderung darauf, dass jemand mit der entsprechenden Berechtigung sie genehmigt oder mit einer Begründung ablehnt. Sobald die Genehmigung erteilt ist, wird der Lagerbestand angepasst, und der Prüfer sieht die Änderung neben dem Bericht.

Die Validierung bleibt bestehen. Ein validierter Bericht behält seinen validierten Status, und eine Korrektur wird in einem neuen Bericht mit einer Erläuterung erfasst. Der ursprüngliche Bericht und die dazugehörigen Verbrauchsbuchungen bleiben im System erhalten.

Das unveränderliche Hauptbuch

Jeder Bestandsvorgang (Entnahmen, Verbrauch, Korrekturen, Umbuchungen zwischen Standorten) ist unveränderlich. Ein Vorgang bleibt so, wie er erfasst wurde. Eine Korrektur ist eine neue Anpassung, für die ein Grund angegeben werden muss, und sie verweist auf den ursprünglichen Vorgang.

Genau diese Eigenschaft macht die Nachverfolgbarkeitskette vertrauenswürdig. Ein Prüfpfad ist nur so lange gültig, wie seine Einträge unverändert bleiben, und Transaktionen, die ausschließlich angehängt werden können, halten genau fest, was geschehen ist.

Das Ergebnis ist eine lückenlose Historie für jedes Materialstück: wann es im Lager eingetroffen ist, wer es wann entnommen hat, für welchen Arbeitsauftrag es bestimmt war, in welchem Bericht es verbraucht wurde und welcher Prüfer den Verbrauch genehmigt hat. Auf eine bei einem Audit festgestellte Unstimmigkeit wird mit einer Abfrage reagiert.

Was sich dadurch ändert

Eine dokumentierte Nachverfolgungskette gleicht den Schwund aus, der durch nicht dokumentierte Übergaben entsteht. Was verbleibt, sind die Richtigkeit der einzelnen Berichte sowie Materialverluste aufgrund von Beschädigungen oder Verschwendung; beides ist in den Aufzeichnungen ersichtlich, sodass entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können.

Auch der Austausch mit Wirtschaftsprüfern und Kunden verändert sich. Die Antwort lautet nun: Jede wesentliche Bewegung wird mit einem Zeitstempel, dem Namen der Person, die die Ware übergeben hat, und einer unveränderlichen Transaktionsdatenreihe erfasst, und hier ist der Export. In betrieblichen Abläufen mit hohem Beschaffungsaufwand wird ein solches Maß an Nachvollziehbarkeit zunehmend erwartet.

Zusammenfassung

Der größte Teil des Materialverlusts im Außendienst ist auf die Buchhaltung zurückzuführen: Was ausgegeben, installiert und gemeldet wurde, befindet sich an drei verschiedenen Orten, zwischen denen keine Verbindung besteht.
Die Nachverfolgungskette umfasst drei Übergaben: vom Lager zum Mitarbeiter, vom Mitarbeiter zur Installation und von der Installation zur Meldung.
Ein QR-Code pro Transport verbindet die Entnahme mit dem Plan. Die Mitarbeiter am Schalter scannen diesen, und jede Entnahme wird als Transaktion mit Zeitstempel erfasst.
Berichte erfassen die Installation und erstellen Verbrauchsbuchungen. Eine Abweichung von den geplanten Mengen muss erst von einer zuständigen Person genehmigt werden.
Jede Bestandsbuchung ist unveränderlich. Eine Korrektur erfolgt durch eine neue Anpassung mit Angabe eines Grundes, wobei der ursprüngliche Eintrag erhalten bleibt.
Jedes Materialstück verfügt über eine lückenlose, abfragbare Historie: Wareneingang, Entnahme, Arbeitsauftrag, Verbrauch, Validierung. Fragen im Rahmen einer Prüfung werden durch eine Abfrage beantwortet.