Las pérdidas que nadie registra

La puesta en marcha de una red permite determinar si la construcción se ha ajustado al presupuesto. En cambio, detectar dónde se han producido las fugas de fondos a lo largo del proceso requiere un mayor esfuerzo.

Los costes elevados son evidentes: fibra óptica, equipos, contratistas. Las pérdidas que se acumulan se traducen en desplazamientos adicionales de los camiones, pequeñas modificaciones en los pedidos, equipos inactivos, reelaboraciones realizadas con prisas y el incumplimiento de hitos, lo que retrasa el reembolso.

Cada uno de ellos parece insignificante. Juntos deciden si un proyecto que funciona sobre el papel también genera beneficios.

La clave está en hacer que cada pérdida sea lo suficientemente evidente como para poder subsanarla. A continuación se enumeran siete aspectos en los que los proyectos pierden dinero, y qué medidas permiten subsanar cada uno de ellos.

1. El bucle de reprocesado (Diseño ↔ Campo)

Cómo se desarrolla la situación. Un equipo de campo se encuentra con un problema de incompatibilidad: la altura de un poste, el trazado de un conducto o un problema de espacio libre. El trabajo se interrumpe. Se actualiza el diseño. El equipo regresa más tarde para rehacer o terminar el trabajo.

Por qué resulta tan caro. Mano de obra por duplicado, desplazamientos adicionales de los camiones y un calendario que comprime todas las tareas posteriores.

Qué solución ofrece. Realizar más comprobaciones antes de que los equipos se pongan en marcha. Incorporar directamente al diseño los resultados obtenidos sobre el terreno. Asegurarse de que todos trabajen con la versión más reciente.

El papel de Aptli. Los informes de campo, las modificaciones en los mapas y el diseño comparten un mismo mapa. Cualquier cambio que se valide llega a todas las personas que trabajan con él, lo que acorta el ciclo de revisión.

2. Plantillas inactivas

En qué consiste. Llega un equipo de trabajo y no puede continuar con la obra: no se ha concedido el permiso, faltan materiales o la obra no está preparada. Un cambio de fecha de última hora tiene el mismo efecto.

Por qué resulta tan caro. Se paga por el tiempo invertido, los equipos se destinan a otros proyectos y las fases posteriores se aceleran para recuperar el retraso.

Cómo solucionarlo. Controle el estado de preparación de la vía como un hito. Obtenga los permisos, los materiales y el diseño antes de programar el equipo de trabajo. Identifique los obstáculos antes del día de la puesta en marcha.

El papel de Aptli. La comprobación de la disponibilidad de una orden de trabajo abarca el personal, los materiales y los requisitos necesarios antes de su envío, y el permiso forma parte del mismo trabajo que autoriza.

3. Muerte por órdenes de cambio

En qué consiste. Pequeños cambios en el alcance del proyecto durante la construcción, ajustes para adaptarse a las condiciones sobre el terreno y aumentos de costes que, por separado, parecen insignificantes.

Por qué resulta tan caro. Las órdenes de modificación se acumulan sin que nos demos cuenta, se aprueban rápidamente para evitar retrasos y rara vez permiten determinar su causa.

Cómo solucionarlo. Realice un seguimiento de las órdenes de modificación con respecto al plan original. Identifique el problema que se repite. Solucione la causa en su origen.

El papel de Aptli. Cualquier modificación de los materiales previstos en una orden de trabajo queda pendiente de autorización, y el motivo queda registrado para que cualquiera que revise la desviación pueda consultarlo.

4. Permitir el arrastre dentro de la organización

Cómo se desarrolla el proceso. Las solicitudes se devuelven para que se aporten aclaraciones, faltan datos o estos son incoherentes, y la aprobación requiere varios ciclos de presentación.

Por qué resulta costoso. Cada ciclo alarga los plazos, retrasa el trabajo posterior y supone una mayor carga administrativa para todo el proyecto.

Cómo solucionarlo. Estandarice las solicitudes. Mantenga la coherencia de los datos en todos los documentos. Realice un seguimiento del estado de los permisos en un registro estructurado.

El papel de Aptli. Un permiso es un registro asociado a la obra a la que se refiere, que incluye su documentación, condiciones y estado. El documento correspondiente se emite una vez validado.

5. Desajuste del material y desajuste de los plazos

Cómo se ve en la práctica. Si los materiales llegan antes de tiempo, se quedan almacenados; si llegan tarde, retrasan a los equipos; o, si los planos cambian, dejan de ajustarse a la obra.

Por qué es caro. Los costes de mantenimiento, los retrasos en los plazos y las compras de emergencia a precios más elevados.

Cómo solucionarlo. Adecuar las compras a las fases de construcción. Actualizar las necesidades de material a medida que cambian los planos. Realizar los pedidos según el plano vigente.

El papel de Aptli. Una reserva garantiza la disponibilidad de existencias para cada orden de trabajo en una planta, y una vista de la demanda muestra, por recurso, las necesidades de trabajo pendientes en relación con las existencias de las plantas.

6. El punto ciego de la tasa de captación

Cómo se presenta la situación. El proyecto se completa sin sobrepasar el presupuesto. La aceptación es menor de lo previsto. Los ingresos no alcanzan a cubrir los costes operativos.

Por qué resulta tan costoso. Aunque la construcción se desarrolló sin problemas, la rentabilidad sigue siendo baja, y resulta difícil modificar la adopción una vez finalizada la construcción.

Cómo solucionarlo. Valide la demanda en una fase temprana. Adapte el alcance del proyecto a un nivel de adopción realista. Realice implementaciones por fases cuando la aceptación sea incierta.

7. Retrasos en los reembolsos

Cómo se manifiesta. Los hitos carecen de documentación, las solicitudes de reembolso se devuelven o se retrasan, y la diferencia entre los gastos y el reembolso se prolonga durante meses.

Por qué resulta caro. La liquidez se reduce, las fases posteriores se ralentizan y los costes de financiación aumentan a lo largo de la vida útil del proyecto.

Cómo solucionarlo. Realice un seguimiento del cumplimiento normativo a la par que se lleva a cabo la ejecución. Elabore la documentación a medida que avanza el trabajo. Adapte los hitos del proyecto a los requisitos de financiación desde el principio.

El papel de Aptli. Cada informe, validación y movimiento de material queda registrado con su fecha y se exporta a un archivo CSV, a Excel o a una plantilla de Power BI, listo para una reclamación.

Los sobrecostes en las instalaciones de banda ancha se acumulan a través de pequeñas pérdidas recurrentes: reelaboraciones, tiempo de inactividad, órdenes de modificación, dificultades en la obtención de permisos, plazos de adquisición, hipótesis sobre la tasa de adopción y retrasos en los reembolsos.
El ciclo de reelaboraciones entre el diseño y el trabajo de campo supone un doble coste de mano de obra, añade desplazamientos de los equipos de campo y comprime el calendario. La información compartida y actualizada lo acorta.
Los equipos inactivos suponen un gasto independientemente de si se realiza el trabajo o no, y ponerse al día comprime las fases posteriores.
Las órdenes de modificación se acumulan. Su seguimiento en relación con el plan revela sus causas subyacentes.
Gran parte de los retrasos en la obtención de permisos se origina dentro de la propia organización, debido a solicitudes inconsistentes y a la falta de seguimiento de su estado.
La mala sincronización de los materiales conlleva costes de almacenamiento, retrasos y compras de emergencia. La adquisición vinculada a datos reales del proyecto reduce tanto la escasez como los pedidos excesivos.
El riesgo relacionado con la tasa de adopción determina si un proyecto finalizado dentro del presupuesto genera rentabilidad. Validar la demanda y planificar las implementaciones por fases lo reduce.
Los retrasos en los reembolsos merman el flujo de caja. La documentación que se completa a medida que se realiza el trabajo agiliza las reclamaciones.
Los siete problemas comparten una misma causa: flujos de trabajo inconexos, información tardía y dependencias invisibles. Se trata de un problema de coordinación, y la coordinación se puede solucionar.
Los beneficios se recuperan tapando muchas pequeñas fugas. Taparlas empieza por detectarlas.

Dónde se pierden fondos en los proyectos de banda ancha y cómo subsanar las fugas