Le problème des pertes

Toute organisation qui gère des stocks physiques sur le terrain dispose d’un taux de perte. Il s’agit de l’écart entre ce que le système indique que vous devriez posséder et ce dont vous disposez réellement. Dans le domaine de l’exploitation des infrastructures (services publics, télécommunications, construction), ce chiffre se situe généralement entre 2 % et 8 % du coût total des matériaux, selon les personnes interrogées et leur degré d’honnêteté lors du comptage.

Cet écart est en grande partie d’ordre comptable. Un ouvrier prélève cinquante mètres de câble dans l’entrepôt. L’entrepôt en enregistre quarante. L'employé en installe quarante-cinq et en déclare cinquante. Ces trois chiffres figurent à trois endroits différents (une feuille de sortie, un inventaire du camion et un rapport de travail) et, le temps que quelqu'un s'en aperçoive, le projet a déjà avancé et les détails ont disparu.

Les inventaires périodiques constituent une solution : tout compter, comparer avec les registres et passer la différence en perte. Un inventaire permet de mesurer la perte une fois qu'elle s'est produite. Il indique la quantité manquante. Le lieu, le moment et la raison restent à établir.

Où la chaîne se rompt

Le matériel circule au sein d’une opération sur le terrain selon une séquence prévisible : le service des achats livre à un entrepôt, un employé vient chercher le matériel à l’entrepôt, il l’installe sur un chantier, puis un rapport consigne ce qui a été utilisé. La chaîne de traçabilité se rompt à chaque transfert.

De l'entrepôt au manutentionnaire. Le manutentionnaire signe un bloc-notes et charge les matériaux dans un camion. Le bloc-notes mentionne un nom, une date et une description sommaire. Les quantités exactes, l'autorisation accordée au manutentionnaire de prélever les matériaux et l'ordre de travail auquel ils se rapportent ne figurent pas sur la feuille, et celle-ci peut d'ailleurs se perdre.

Du manœuvre à la pose. Le manœuvre pose les matériaux sur le chantier. Ce qui est posé peut différer de ce qui a été récupéré : moins de câble que prévu, ou des boîtes de dérivation supplémentaires provenant d'un deuxième déplacement. C'est dans cette différence entre les quantités délivrées et celles posées que se cache la majeure partie des pertes, non comptabilisées.

Rapport d'installation. L'employé fait son rapport en fin de journée. Ce rapport, qui s'ajoute au registre des enlèvements et à l'inventaire, l'oblige à s'en remettre à sa mémoire : environ cinquante mètres de câble, « probablement ». C'est ce « probablement » qui fait défaut à la comptabilité.

Boucler la boucle grâce à l’autorisation par QR

Aptli associe chaque transfert à un enregistrement horodaté et immuable, dès le dépôt.

Les ordres de travail comportent des lignes de matériel. Un ordre de travail répertorie ce dont le chantier a besoin, par exemple cinquante mètres de câble et dix boîtes de jonction. Une réservation bloque ce stock sur un site jusqu’à ce que l’équipe vienne le récupérer.

Chaque tournée dispose d’un code unique. Le membre de l’équipe sélectionne les articles à récupérer parmi ses ordres de travail en cours, et Aptli génère un code QR unique pour la tournée.

Le personnel au comptoir le scanne. Le personnel au comptoir scanne le code, identifie la personne qui vient chercher les articles ainsi que le contenu de la tournée, puis remet le matériel. Chaque ligne génère une transaction enregistrant ce qui a été déplacé, d’où, à qui, quand et par qui. Pas de bloc-notes.

Les enlèvements partiels sont suivis. Si le site dispose de soixante unités sur les cent, l’équipe en prend soixante et la ligne indique qu’il en reste quarante à récupérer. Chaque enlèvement partiel constitue une transaction distincte.

De l’enlèvement à l’installation, puis au rapport

L’enlèvement via QR code constitue le premier maillon. Le rapport en est le deuxième.

Les rapports documentent ce qui a été installé. Lorsque le collaborateur soumet un rapport, il consigne le travail effectué, les ressources utilisées et leurs quantités, ainsi que les articles en stock qui ont été épuisés. La soumission du rapport crée automatiquement des transactions de consommation qui déduisent les quantités concernées du stock attribué à l’employé.

Les écarts attendent une décision. Lorsqu’un rapport fait état d’une consommation supérieure ou inférieure à celle prévue dans l’ordre de travail, l’écart est soumis à une personne habilitée à l’autoriser ou à le refuser en motivant sa décision. Le stock est mis à jour dès que l’autorisation est accordée, et le validateur voit la modification apparaître à côté du rapport.

La validation est conservée. Un rapport validé conserve son statut de validé, et toute correction fait l’objet d’un nouveau rapport accompagné d’une explication. Le rapport d’origine et ses opérations de consommation restent consignés dans le système.

Le registre immuable

Chaque opération de gestion des stocks (prélèvements, consommations, ajustements, transferts entre sites) est immuable. Une opération reste telle qu'elle a été enregistrée. Une correction correspond à un nouvel ajustement accompagné d'un motif obligatoire, et fait référence à l'opération d'origine.

C’est cette propriété qui garantit la fiabilité de la chaîne de contrôle. Une piste d’audit n’est valable que tant que ses entrées restent inchangées, et les transactions en mode « ajout uniquement » conservent les événements exactement tels qu’ils se sont produits.

Il en résulte un historique complet pour chaque article : la date de son arrivée à l'entrepôt, le nom et la date de la personne qui l'a prélevé, l'ordre de travail auquel il était destiné, le rapport pour lequel il a été utilisé et le nom du validateur qui a approuvé cette utilisation. Toute anomalie constatée lors d'un audit fait l'objet d'une demande d'explications.

Ce que cela change

Une chaîne de traçabilité documentée permet de pallier les pertes liées aux transferts non consignés. Il reste alors à s'assurer de l'exactitude de chaque rapport et à recenser les pertes de matériel dues à des dommages ou au gaspillage ; ces deux éléments figurent dans le dossier, ce qui permet à une personne compétente d'intervenir en conséquence.

La communication avec les auditeurs et les clients évolue également. La réponse est désormais la suivante : chaque mouvement significatif est enregistré avec un horodatage, le nom de la personne qui l’a remis et une transaction immuable ; voici le fichier d’exportation. Dans les activités où les achats occupent une place prépondérante, ce niveau de traçabilité est de plus en plus attendu.

Résumé

La majeure partie des pertes matérielles dans les opérations sur le terrain est d’ordre comptable : ce qui a été délivré, installé et déclaré se retrouve à trois endroits différents, sans aucun lien entre eux.
La chaîne de traçabilité passe par trois étapes de transfert : de l’entrepôt au technicien, du technicien au site d’installation, puis du site d’installation au rapport.
Un code QR par déplacement relie l'enlèvement au plan. Le personnel au guichet le scanne, et chaque enlèvement génère une transaction horodatée.
Les rapports enregistrent les installations et créent des transactions de consommation. Tout écart par rapport aux quantités prévues doit être validé par une autorisation.
Chaque transaction de stock est immuable. Une correction consiste en un nouvel ajustement accompagné d’un motif obligatoire, tandis que l’enregistrement d’origine est conservé.
Chaque article dispose d’un historique complet et consultable : arrivée, enlèvement, ordre de travail, consommation, validation. Les questions d’audit trouvent leur réponse par une simple requête.