El análisis habitual tras el suceso

Los retrasos en la construcción de una red suelen tener siempre las mismas explicaciones:

"Estamos esperando los permisos. ""La compañía no ha aprobado la instalación de postes ""Las cuadrillas están retrasadas. "

Todas ellas son ciertas y cada una cuenta una parte de la historia.

Si se analiza el origen, muchos retrasos en los proyectos de construcción de pequeña y mediana envergadura tienen su origen en el propio proyecto, concretamente en la forma en que circula la información al interior del mismo.

¿Dónde comienza un retraso?

En teoría, un proyecto sufre retrasos cuando se produce un retraso en una dependencia externa: un permiso tarda más de lo previsto, se rechaza una solicitud de instalación de un poste o un envío llega con retraso.

Esos acontecimientos se suman a un proyecto que ya adolece de cierta falta de coordinación:

Se presenta un permiso sin datos o con datos incoherentes.
Los cambios en el diseño no se reflejan en todos los lugares donde es necesario.
Los planes de construcción avanzan basándose en suposiciones obsoletas.
Los equipos no descubren los conflictos hasta que las obras ya han comenzado.

Cuando se produce el retraso, se culpa al factor externo. Las bases para ello se habían sentado semanas antes.

Análisis detallado de un retraso

Un proyecto que parece estar estancado suele estar descoordinado.

Un «retraso en la concesión del permiso» de seis semanas puede desglosarse en dos semanas de tramitación y cuatro semanas de idas y venidas internas, aclaraciones y revisiones.

Esa división es importante. Las cuatro semanas internas tienen como objetivo una mejor coordinación, y las dos semanas externas, presentar una propuesta bien preparada.

Cuando un proyecto de construcción supera la capacidad de las hojas de cálculo

Muchos proyectos de despliegue de banda ancha, incluidos los que ascienden a varios millones de dólares, se gestionan mediante hojas de cálculo, cadenas de correos electrónicos, carpetas compartidas y un conjunto heterogéneo de herramientas puntuales.

Esto funciona a pequeña escala, pero a medida que la compilación va creciendo, llega un momento en el que deja de funcionar.

El fallo es silencioso:

Múltiples versiones del mismo plan
Propiedad poco clara de las tareas
Dependencias que viven en la cabeza de alguien
Actualizaciones que llegan demasiado tarde

Cada problema por sí solo es superable. Sin embargo, en conjunto generan una fricción constante, y esa fricción se acumula y se traduce en retrasos.

La compilación se ejecuta en paralelo

El despliegue de una red se describe como una secuencia: diseño, obtención de permisos, construcción y puesta en marcha. Sin embargo, cada proyecto se lleva a cabo de forma diferente.

En la práctica:

El diseño evoluciona mientras se tramitan los permisos
Los requisitos de autorización cambian en función de las condiciones sobre el terreno
Las decisiones sobre la construcción repercuten en el diseño
La activación depende de elementos previos que aún pueden estar en movimiento

Se trata de un sistema paralelo repleto de objetivos cambiantes, y es necesario gestionarlo como un todo.

Los traspasos conllevan un riesgo

Los retrasos ocultos se acumulan en las transiciones entre las distintas fases: del diseño a la obtención de las licencias, de la obtención de las licencias a la construcción y de la construcción a la puesta en servicio.

En cada traspaso de responsabilidades puede perderse algo: el contexto, las suposiciones, las limitaciones o los plazos.

El equipo encargado de las licencias necesita los detalles de diseño más recientes. El equipo de construcción debe saber qué cambios se han producido durante el proceso de aprobación. El equipo de puesta en marcha debe saber qué elementos hereda. La brecha entre los equipos es donde se acumulan las repeticiones de trabajo y los retrasos, y es necesario que haya alguien que se haga cargo de ello.

Por qué los equipos con experiencia también caen en la trampa

Los ingenieros competentes, los jefes de proyecto con experiencia y los contratistas de confianza se enfrentan a los mismos problemas.

La causa radica en el sistema en el que trabajan.

Cuando la información está fragmentada, las actualizaciones llegan de forma descoordinada y las dependencias quedan ocultas, los buenos equipos toman decisiones basándose en datos incompletos u obsoletos. Pequeñas discrepancias, que se repiten en docenas de decisiones, se convierten en retrasos importantes.

Un problema de coordinación

Los retrasos en la concesión de permisos, la escasez de mano de obra y las dificultades de financiación suelen tener un único origen.

Esa fuente es la coordinación, y se manifiesta en las tres formas.

La presión derivada de las restricciones externas resulta de ayuda una vez que se ha logrado la coordinación interna. Para agilizar la tramitación de las licencias, es necesario presentar las solicitudes de forma sistemática. Un mayor número de equipos requiere disponer de planos actualizados. Una mayor financiación exige una ejecución previsible.

¿Qué es lo que marca la diferencia?

Los mayores beneficios se obtienen al fortalecer el tronco:

Hacer visibles las dependencias entre equipos
Garantizar que todos trabajan con la misma información actualizada
Reducir la repetición de tareas en los traspasos
Detectar los problemas antes, cuando aún son baratos de solucionar.

Considere la ejecución como un único sistema.

Cómo encajan las herramientas

Cada una de las herramientas de este ámbito cumple una función: diseño, seguimiento de licencias y gestión de la construcción. La capa que las conecta es la base sobre la que se desarrolla un proyecto de construcción.

Aptli opera en esa capa:

Planificación vinculada a la ejecución. Los diseños, los informes de campo y los datos importados se recogen en un único mapa, y cada cambio pasa por una versión que un responsable de aprobación valida.

Los cambios son visibles en todo el proyecto. Un cambio confirmado se aplica a todos los usuarios que trabajan con el mapa, y cada registro conserva su historial.

Dependencias asociadas a la obra. La comprobación de la disponibilidad de una orden de obra abarca al personal, los materiales y las cualificaciones, y un permiso forma parte de la misma obra que la labor para la que da luz verde.

Estado actual para los responsables de proyecto. El estado, el trabajo atrasado y las retenciones de material se muestran a medida que cambian, tanto en la página como en los archivos exportados.

El resultado es una menor pérdida: menos tiempo, menos contexto y menos coordinación.

Conclusión

Los permisos, los servicios públicos, las condiciones meteorológicas y las cadenas de suministro escapan al control de un equipo.

Una parte importante de los retrasos se debe a pequeños fallos de coordinación dentro del proyecto que pueden subsanarse. Ahí es donde reside la clave.

Una vez aprobado el trabajo, la cuestión es la entrega: a tiempo, dentro del presupuesto y con un proceso que se adapte al equipo.

Resumen

Los retrasos en la banda ancha se deben a los permisos, los servicios públicos y las cadenas de suministro, y sus bases suelen sentarse semanas antes en el marco del proyecto.
Un retraso de seis semanas en la obtención de permisos puede incluir dos semanas de tramitación y cuatro de descoordinación interna, reelaboración y aclaraciones.
Las obras de varios millones de dólares suelen gestionarse mediante hojas de cálculo, cadenas de correo electrónico y herramientas puntuales, y esa configuración genera fricciones que se acumulan.
El diseño, la obtención de permisos y la construcción se desarrollan en paralelo y se influyen mutuamente.
Los traspasos entre equipos son el punto en el que se pierden el contexto, las suposiciones y la sincronización, y esa brecha requiere un responsable.
La presión relacionada con la tramitación de permisos, la mano de obra y la financiación suele tener su origen en la coordinación.
Las ventajas se derivan de las dependencias visibles, la información actualizada, la reducción de las repeticiones en los traspasos y la detección temprana de problemas.
Aptli opera en la capa de conexión: un mapa para la planificación y los datos de campo, versiones con aprobación, comprobaciones de preparación antes del envío y un estado que se actualiza a medida que avanza el trabajo.
La ventaja radica en el ámbito interno, en la coordinación subyacente a la construcción.