Dónde debe guardarse un permiso

Cualquier proyecto de infraestructura, por complejo que sea, requiere permisos. Un permiso de construcción del ayuntamiento, un permiso de excavación de la empresa de servicios públicos, una autorización medioambiental, un permiso de ocupación de la vía pública; a veces, los cuatro para un mismo tramo de carretera. El permiso no es opcional: legalmente, las obras no pueden comenzar hasta que se disponga del permiso, y el inspector que acuda posteriormente querrá ver la documentación que lo acredite.

El permiso es un requisito imprescindible para la obra. Las personas que la realizan deben tener acceso a él. El equipo debe saber que se ha concedido, el jefe de obra debe saber cuándo caduca y el inspector debe ver la prueba de ello. Cuando el permiso se encuentra junto a la obra, los tres lo tienen a su disposición en un mismo lugar.

Cuando se gestiona en otro lugar, los permisos se pasan por alto, caducan sin que nadie se dé cuenta o se resuelven una vez que las obras ya han comenzado, ya que el permiso y las obras quedan desvinculados.

Requisitos para obtener un permiso

Para que un permiso sea válido, el sistema que lo rodea debe cumplir cuatro requisitos.

Un lugar junto a la obra. El equipo de trabajo, el jefe de obra y el inspector buscan la licencia en el lugar donde se están realizando las obras.

Fechas que generan sus propias alertas. Cuando se acerca una fecha de vencimiento, se avisa a los responsables antes de que caduque.

Antecedentes. ¿Quién modificó la situación, cuándo y basándose en qué pruebas?

Un enlace a la obra a la que hace referencia. Cuando se modifica la licencia, la obra que depende de ella refleja dicho cambio.

Permisos como tareas

En Aptli, un permiso es una orden de trabajo. Se incluye dentro de un proyecto, se documenta mediante un informe y se valida mediante el mismo proceso de revisión que cualquier otra tarea de campo.

Un trabajo es una unidad de trabajo planificada: «Instalar fibra óptica en la calle Oak». Bajo este se incluyen tres órdenes de trabajo: una para obtener la licencia de obras, otra para la instalación y otra para la inspección posterior a la instalación. La orden de trabajo relativa a la licencia de obras se encuentra junto a la orden de trabajo de construcción dentro del mismo trabajo, es visible en el mismo árbol de proyectos y se supervisa mediante el mismo indicador de progreso.

La orden de trabajo del permiso incluye los siguientes datos en forma de campos: número de permiso, autoridad emisora, fecha de caducidad, condiciones y referencia de la solicitud. Estos datos se pueden buscar y filtrar, y aparecen en las exportaciones y los informes.

El permiso tiene una fecha de vencimiento y notificaciones. Un recordatorio o una norma registrada avisa a los responsables a medida que se acerca la fecha de vencimiento, mediante las mismas notificaciones, insignias en la aplicación y actualizaciones del calendario que en cualquier otra tarea.

El permiso se somete a un proceso de validación. Una vez obtenido el permiso, se elabora un informe que incluye el documento del permiso. Un validador comprueba que se trate del permiso correcto, correspondiente a la ubicación adecuada y con las fechas correctas, y registra cualquier condición como constatación. El veredicto es «aprobado», «suspenso» o «necesita revisión», y el permiso validado se expide con su membrete.

El estado del permiso se muestra en el proyecto. El responsable del proyecto puede ver el estado de la orden de trabajo del permiso junto a las órdenes de trabajo de construcción de la misma obra, y dicho estado se tiene en cuenta a la hora de calcular el avance de la obra.

Portales municipales

Cada municipio gestiona su propio portal, sus propios formularios y sus propios trámites.

Una persona consulta el portal y anota las fechas y los números de referencia del permiso en la orden de trabajo correspondiente.

A partir de ahí, Aptli realiza un seguimiento de las fechas, notifica a las personas responsables y conserva el historial que solicite un auditor.

El registro de auditoría que solicitan los inspectores

Cuando un inspector de la autoridad reguladora o un auditor externo pregunta por los permisos, en realidad está planteando tres cuestiones: ¿Tenías el permiso antes de comenzar las obras? ¿Era válido el permiso para la ubicación y el alcance de las obras? ¿Puedes demostrarlo?

Al figurar la licencia como orden de obra en el mismo sistema que la construcción, las respuestas se obtienen directamente del expediente:

La orden de trabajo de la licencia incluye sus fechas (de creación, finalización y validación), y estas se comparan directamente con la fecha de inicio de la orden de trabajo de obra.
El informe de la licencia contiene el documento de la licencia, la confirmación del validador y cualquier condición registrada como constatación. Un informe validado mantiene su estado de validación.
Cada recogida de material en las órdenes de obra genera una transacción con marca de tiempo, y dichas marcas de tiempo coinciden con las fechas del permiso.
Toda la información se exporta a CSV, Excel, PDF o al registro de auditoría desde un único sistema.

Un inspector comprueba que la documentación sea coherente, que lleve marca de fecha y hora y que sea a prueba de manipulaciones. Al estar el permiso y los trabajos en un mismo sistema, los registros ya coinciden.

Resumen

Un permiso regula el trabajo y debe figurar junto al trabajo al que da luz verde.
Un permiso debe tener un lugar asignado junto al trabajo, fechas que activen alertas, un historial y un enlace al trabajo al que da luz verde.
En Aptli, un permiso es una orden de trabajo adscrita al mismo proyecto que la obra, con la misma planificación, seguimiento, validación y registro de auditoría.
Los datos del permiso (número, autoridad emisora, fecha de caducidad, condiciones) son campos de la orden de trabajo, en los que se pueden realizar búsquedas y aplicar filtros junto con el resto de la obra.
Una persona registra las fechas procedentes del portal municipal, y Aptli realiza el seguimiento y envía las notificaciones a partir de ahí.
El registro de auditoría que solicitan los inspectores (que el permiso sea anterior a la obra, que cubra el alcance de la misma y que los documentos sean a prueba de manipulaciones) procede directamente del registro compartido.