El problema de las pérdidas

Toda organización que gestione un inventario físico sobre el terreno presenta una cifra de pérdidas. Se trata de la diferencia entre lo que, según el sistema, debería tener y lo que realmente tiene. En las operaciones de infraestructuras (servicios públicos, telecomunicaciones, construcción), esa cifra suele situarse entre el dos y el ocho por ciento del coste total de los materiales, dependiendo de a quién se le pregunte y de la honestidad con la que se realice el recuento.

La mayor parte de esa diferencia se debe a un error contable. Un trabajador retira cincuenta metros de cable del almacén. El almacén registra cuarenta. El trabajador instala cuarenta y cinco y registra cincuenta. Estas tres cifras figuran en tres documentos distintos (una hoja de salida de material, un recuento en el camión y un informe de trabajo) y, para cuando alguien se da cuenta, el proyecto ya ha avanzado y los detalles se han perdido.

Las auditorías periódicas de inventario constituyen una solución: se cuenta todo, se compara con los registros y se da de baja la diferencia. Una auditoría mide la pérdida una vez que ya se ha producido. Muestra cuánto se ha perdido, y dónde, cuándo y por qué sigue sin aclararse.

Dónde se rompe la cadena

El material circula por una operación sobre el terreno siguiendo una secuencia predecible: el departamento de aprovisionamiento realiza la entrega en un almacén, un trabajador recoge el material del almacén, el trabajador lo instala en una obra y un informe documenta lo que se ha utilizado. La cadena de custodia se rompe en cada traspaso.

Del almacén al trabajador. El trabajador firma en un portapapeles y carga los materiales en un camión. En el portapapeles se anota un nombre, una fecha y una descripción aproximada. Las cantidades exactas, la autorización del trabajador para retirar los materiales y la orden de trabajo a la que pertenecen no figuran en la hoja, y la propia hoja puede extraviarse.

Del trabajador a la instalación. El trabajador instala los materiales en la obra. Lo que se instala puede diferir de lo que se recogió: menos cable de lo previsto o cajas de derivación adicionales procedentes de un segundo viaje. Esa diferencia entre lo suministrado y lo instalado es donde se oculta la mayor parte de las pérdidas, sin que queden registradas.

Informe de instalación. El trabajador presenta su informe al final de la jornada. Al tratarse de un informe independiente del registro de recogida y del inventario, el trabajador debe basarse en lo que recuerda: unos cincuenta metros de cable, probablemente. Ese «probablemente» es donde falla el cálculo.

Cerrar la cadena con la autorización mediante código QR

Aptli vincula cada traspaso a un registro inmutable y con marca de tiempo, desde el almacén.

Las órdenes de trabajo incluyen líneas de material. Una orden de trabajo enumera lo que se necesita para el trabajo, como cincuenta metros de cable y diez cajas de conexiones. Una reserva retiene ese stock en una ubicación hasta que el equipo lo recoge.

Cada viaje tiene un código. El miembro del equipo selecciona las partidas que va a recoger de entre sus órdenes de trabajo activas, y Aptli genera un código QR para el viaje.

El mostrador lo escanea. El personal del mostrador escanea el código, comprueba quién recoge qué y entrega el pedido. Cada línea registra una transacción en la que se indica qué se ha trasladado, desde dónde, a quién, cuándo y quién lo ha entregado. Sin necesidad de portapapeles.

Se realiza un seguimiento de las recogidas parciales. Si en la obra hay sesenta de las cien unidades, el equipo recoge sesenta y la línea indica que aún quedan cuarenta por recoger. Cada recogida parcial constituye una transacción independiente.

De la recogida a la instalación y al informe

La recogida mediante código QR es el primer eslabón. El informe es el segundo.

Los informes documentan lo que se ha instalado. Cuando el trabajador envía un informe, registra el trabajo completado, qué recursos se han utilizado y en qué cantidades, y qué artículos de stock se han agotado. Al enviar el informe se crean automáticamente transacciones de consumo que deducen el stock del inventario asignado al trabajador.

Los cambios quedan pendientes de decisión. Cuando un informe indica un consumo superior o inferior al previsto en la orden de trabajo, el cambio queda pendiente de que alguien con la autoridad necesaria lo autorice o lo rechace, indicando el motivo. El stock se mueve una vez autorizado, y la persona encargada de la validación ve el cambio junto al informe.

La validación se mantiene. Un informe validado conserva su estado de validado, y cualquier corrección se incluye en un nuevo informe con una explicación. El informe original y sus transacciones de consumo permanecen en el registro.

El libro mayor inmutable

Todas las transacciones de inventario (retiradas, consumo, ajustes, traslados entre centros) son inmutables. Una transacción permanece tal y como se ha registrado. Una corrección constituye un nuevo ajuste que debe ir acompañado de un motivo y que hace referencia a la transacción original.

Esa característica es la que confiere fiabilidad a la cadena de custodia. Un registro de auditoría solo es válido mientras sus entradas se mantengan tal y como se registraron, y las transacciones de solo adición conservan lo ocurrido exactamente tal y como sucedió.

El resultado es un historial completo de cada material: cuándo llegó al almacén, quién lo recogió y cuándo, a qué orden de trabajo correspondía, en qué informe se consumió y qué validador aprobó dicho consumo. Cualquier discrepancia detectada en una auditoría se resuelve mediante una consulta.

Qué cambia esto

Una cadena de custodia documentada elimina las pérdidas derivadas de los traspasos no registrados. Lo que queda es la exactitud de cada informe y el material perdido por daños o desperdicio, y ambos figuran en el registro, donde se puede tomar las medidas oportunas al respecto.

La conversación con los auditores y los clientes también cambia. La respuesta pasa a ser: cada movimiento relevante se registra con una marca de tiempo, la persona que lo entregó y una transacción inmutable, y aquí tiene el archivo de exportación. En operaciones con un gran volumen de compras, ese nivel de rendición de cuentas es, cada vez más, lo que se espera.

Resumen

La mayor parte de la pérdida de material en las operaciones sobre el terreno se debe a la contabilidad: lo que se ha entregado, instalado y registrado figura en tres lugares distintos sin que exista ningún vínculo entre ellos.
La cadena de custodia pasa por tres traspasos: del almacén al trabajador, del trabajador a la instalación y de la instalación al informe.
Un código QR por cada desplazamiento vincula la recogida con el plan. El personal del mostrador lo escanea, y cada recogida genera una transacción con marca de tiempo.
Los informes registran la instalación y crean transacciones de consumo. Cualquier variación respecto a las cantidades previstas debe ser autorizada por una persona.
Cada transacción de inventario es inmutable. Una corrección supone un nuevo ajuste que requiere una justificación, y el registro original se mantiene.
Cada pieza de material cuenta con un historial completo y consultable: llegada, recogida, orden de trabajo, consumo y validación. Las preguntas de auditoría se responden mediante una consulta.