库存损耗问题

每个在实地管理实物库存的组织都有一个库存损耗率。这是系统显示的应有库存量与实际库存量之间的差距。在基础设施运营领域（公用事业、电信、建筑），这一数字通常占材料总成本的2%至8%之间，具体数值取决于询问对象以及其盘点数据的真实程度。

这种差距大多源于账目上的差异。一名工人从仓库取走五十米电缆，仓库记录却只有四十米。工人安装了四十五米，却上报了五十米。这三个数字分别记录在三个地方（领用单、卡车清点单和工单），等有人察觉时，项目早已推进，细节也无从查证了。

定期库存盘点是一种应对措施：清点所有物品，与记录进行核对，并将差额计入损失。盘点是在损失发生后才进行测算的。它能显示损失了多少，但关于损失发生在何处、何时以及原因等问题，则仍未查明。

链条断裂之处

物料在现场作业中的流转遵循可预测的顺序：采购部门将物料送至仓库，工人从仓库取货，在现场进行安装，最后通过报告记录已使用物料。而每当交接时，这一保管链都会断裂。

从仓库到工人。 工人签字确认后，将材料装上卡车。签字单上记录了姓名、日期和简要描述。确切的数量、工人提取材料的权限以及这些材料所属的工作单等信息并未记录在签字单上，而且签字单本身也有可能丢失。

施工人员进行安装。 施工人员在现场安装材料。实际安装的材料可能与领取的材料有所不同：电缆可能比预期的少，或者因二次运输而多出了接线盒。发放量与安装量之间的差异，正是大多数未被记录的损耗所隐藏之处。

安装情况需汇报。 工人每天下班时都要汇报工作情况。除了提货记录和库存记录之外，这份汇报完全依赖工人的记忆：大概有五十米长的电缆。正是这个“大概”，导致了账目上的差错。

Aptli 将每次交接都与一条带有时间戳且不可篡改的记录相关联，这一过程从仓库开始。

**工作单包含物料明细。**工作单列出了工作所需的物料，例如50米电缆和10个接线盒。预留功能会在现场保留这些库存，直到施工队来领取。

每次取货行程对应一个二维码。 施工人员从已开启的工作单中挑选需要领取的物料，Aptli 会为此行程生成一个二维码。

柜台人员扫描该二维码。 柜台工作人员扫描二维码，确认领取人员及物料信息，随后将该行程的物料移交。每条作业线都会生成一条交易记录，详细记录了物品的移动情况：从何处发出、交付给谁、何时交付以及由谁交付。无需使用记事板。

**部分提货情况也会被追踪。**如果现场有100个单位中的60个，施工队取走60个，系统便会显示还有40个待取。每次部分提货都算作一条独立的交易记录。

二维码提货是第一环，报告是第二环。

报告记录了安装内容。 当工人提交报告时，他们会记录已完成的工作、使用了哪些资源及数量，以及哪些库存物品已被消耗。提交报告会自动生成消耗交易，从工人所负责的库存中扣除相应数量。

**变更需等待决策。**当报告中的消耗量多于或少于工作单计划量时，该变更将等待具有审批权限的人员进行批准，或附带理由予以拒绝。一旦获得批准，库存即发生变动，审核人员可在报告旁查看该变更。

验证状态保持不变。 已验证的报告将保持其“已验证”状态，而更正内容将以附有说明的新报告形式提交。原始报告及其消耗交易仍保留在记录中。

每笔库存交易（拣货、消耗、调整、站点间转移）都是不可变的。交易记录一经写入即保持不变。更正是一项需要注明原因的新调整，且会引用原始记录。

正是这一特性，使得证据链值得信赖。只有当审计轨迹中的条目保持原样不变时，该轨迹才具有效力；而“仅追加”交易则能确保事件记录与实际发生的情况完全一致。

最终，每件物料都拥有完整的历史记录：何时抵达仓库、由谁在何时提取、对应哪张工单、被哪份报告消耗，以及由哪位核验员批准了该消耗。审计中发现的任何差异，均可通过查询得到解答。

记录在案的流转链可以消除因未记录的交接而造成的短缺。剩下的问题是每份报告的准确性以及因损坏或浪费而丢失的物料，这两方面都会在记录中体现出来，以便相关人员据此采取行动。

与审计师和客户的沟通方式也发生了变化。现在的回答是：每一笔重要货物的流动都会被记录下来，包括时间戳、交货人以及不可篡改的交易记录，出口记录如下。在采购占比较高的业务中，这种级别的可追溯性正日益成为各方所期待的标准。